年末年始の行事や、冠婚葬祭などで連絡をする場合、往復はがきを使用することがあります。
自分でパソコンで作る事が出来るので、印刷も自分で行う人もいるでしょう。
そのため、今回は往復はがきを自分で印刷するときのコツを紹介します。
往復はがきとは、往信用と返信用のはがきが、一枚つづりになった二つ折りのはがきの事をいいます。
そのため、印刷する際には、相手側の宛て名と、自分の宛て名を同時に印刷する必要があります。
そのため、全部で四面のはがきを作成し、印刷しなければなりません。
気をつけたいのは、宛て名書きの選択で、縦書きと横書きのどちらかを決める時です。
日本語は基本的に縦書きが正式であるため、横書きで宛て名を贈る時は、友人などの親しい間柄である場合にします。
上司などの目上の人に送る場合は、縦書きで宛て名を印刷するのが良いでしょう。
往信用の宛て名には、名前の後に敬称をつけるのが当たり前ですが、家族などの複数の相手に送る時でも、それぞれの名前の下に必ず敬称をつけるようにしましょう。
戻ってくる返信用のはがきのあて名は、自分の名前となるので「様」ではなく「行」と記入します。
その他に、住所などは分かる範囲のものだとしても、省略する事なく、正式にきちんと書いた方が良いです。
往信はがきを印刷するときに、よくあるミスというのが、往信用と返信用のテンプレートの位置を間違えてしまうという事です。
はがき二枚をくっつけている状態で、宛て名と文面をそれぞれ二つ作るため、裏表全部で四面必要になります。
しかし、どのように組み立てるのか混乱してしまい、印刷した後で二つ折りにしてみると、往信用はがきにならないというケースがあります。
そして、再び直そうとしても、テンプレートを四つ各々の位置を変えるなどを行う必要があるので、相当手間がかかるでしょう。
裏表、左右、それぞれ正しい位置にテンプレートを配置しなければ、往信用はがきを作成する事は出来ないのです。
このように、普通のはがきの宛て名を印刷する時との大きな違いが、往信はがき作成の難しいところといえるでしょう。
そのままハガキに印刷してしまった場合は、書き損じになってしまうので、テンプレートの位置を決める時には充分注意しましょう。
作業をしていく上で、間違いなどで書き損じはがきを一枚でも作りたくないものですが、どうしても失敗してしまう場合も考えられます。
もしも印刷で間違えてしまった時は、書き損じはがきとして交換してもらう事が可能です。
はがきの枚数に余裕があるなら、作業が終了してから、書き損じたはがきをまとめて、郵便局に持っていき、ハガキか切手に交換してもらいましょう。
郵便局などに持って行くと、往復はがきなので通常はがき二枚分とカウントして、二枚分の通常はがきの手数料を支払って往復はがきと交換してもらえます。
はがきの交換が不要である場合は、二枚分のハガキと同等の金額分の切手と交換できます。
どちらの場合でも、切手やハガキなどに交換してもらえるので、全くの無駄にはなりません。
したがって、「間違えてしまった！」と思っても、焦る必要はないため、丁寧に慎重に残りの作業を続けるようにしましょう。
間違えたはがきは交換してもらえたとしても、やはりミスはしたくないものです。
そうならないためにも、往復はがきを作成する前に、しっかりとそのはがきの仕組みを知る事が大切です。
まずは、テンプレートを作成する前に、往復はがきを手に取り、よく観察してみましょう。
往復はがきには、間違い防止のために、ひと目見ただけでどちらが往信用で返信用なのか、分かるように工夫がしてあります。
一般的に切手の部分の色が、往信用は青色になっていて、返信用は緑色になっているのです。
そして、必ず宛て名面と文面が隣同士になるので、後は確認しながらテンプレートを作っていきましょう。
また、印刷をする時も、最初に仕損じてもいい用紙などに印刷して、間違いがないかをチェックします。
そうする事で、実物のハガキと見比べて、間違いを自分で把握しやすくなります。
このように試し印刷を行うことで、格段にミスや、余計な手間、そして時間をかける事も少なくなります。
そもそも、テンプレートをひとつずつ作成していくというのは、大変な事といえます。
そこで、少しでも間違いを減らして、時間を節約し、効率アップしたい場合は「筆ぐるめ」を使用するというのもひとつの方法です。
それならば、テンプレートはソフトに入っているので、手間がかかりません。
宛て名面を書く時も、住所録に入力しておけるので、簡単に作成する事が出来ます。
しかも、「筆ぐるめ」では、宛て名配置を書家が監修しているので、とてもきれいな宛て名面を作る事が可能です。
また、姓名外字なども豊富に揃っているので、パソコン入力で出てこないから置き換えて漢字を使うという必要もありません。
ただし、どのような方法で往復はがきを作るとしても、マナーを守った失礼のない案内状を出すようにしましょう。
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