会合のお誘いに使われる「往復はがき」！筆ぐるめを使って便利に作成
普段から手紙やはがきを書く習慣のある方でも、往復はがきを送る機会というのは多くないでしょう。
往復はがきは、往信用のはがきと返信用のはがきが1体になったはがきのことで、相手方からの返事が必要な連絡を行う場合に使われます。
このような形質の特異性や、相手の返信を待つという性質を持つため、往復はがきを送る際には、普通の挨拶状を書く場合とは異なる特別な注意が必要です。
ここでは、往復はがきの仕組みについて説明したうえで、書き方やマナーなどを詳しく説明していきます。
往復はがきの仕組みとは
往復はがきは購入時に往信・返信両方の料金を支払っています。
したがって、相手に金銭的負担をかけない連絡方法として、同窓会や結婚式といった集まりなどにおいて、欠席の可否を尋ねる場合などによく使われます。
はがき2枚が裏表を逆にして横並びにつながり、つながり目で中折れになっているものが一般的な形式です。
また、郵政はがきの往復はがきを利用した場合には、往信用の切手には水色の額面が印刷されたものが、返信用には緑色の切手が印字されています。
往信用の部分には相手の郵便番号と住所を記入し、返信用の部分には往信者が返信してもらいたい住所を記入します。
往復はがきは世界中で配達されるとは限らない郵便物です。
往復はがきのシステムを採用していない国も少なくありません。
そのため、海外へ返信を待つ知らせを送りたいときには、往復はがき以外の手段をとるようにしましょう。
往復はがきの書き方と送り方をチェック
往復はがきは書き方を間違えてしまうと、届かないだけでなく相手方に迷惑をかけてしまう場合があります。
そのため、往復はがきの書き方には注意しましょう。
往信側の宛て名面には投函者が送りたい宛先を記入します。
宛て名面の裏側である文面には、挨拶や知らせたい内容を記入します。
同窓会であるなら開催する日時などです。往信側のはがきは、切り離した後に相手側の手元に残るものです。相手側の返事を待たねばならないようなことは記入をしないようにしましょう。
返信側の宛て名面には送り返してもらいたい宛先の名称や住所をあらかじめ記入しておきます。
この場合、宛て名に敬称はつけず、名前の左下に「行」や「宛」を小さな文字で記しておきます。
これは自分宛への返事となるために、敬称をつけることが失礼にあたるからです。
送信側の文面には、先方から返答をもらいたい内容を記入します。
不明瞭な答えが届くことのないように、わかりやすく、間違いのない、簡潔な表記が必要です。
往復はがきを往信する場合には、表側に宛先が表示されるように2つ折りにして送ります。
このとき、必ず往信の宛て名が外側になるようにする必要があります。
なぜならば、折らずに投稿した場合には往復はがきとは認められず、差出人に返送、もしくは誤送されてしまう場合があるからです。
返信時には往信用の宛て名がかかれた半分を切り取り、返信部分のはがきのみを送り返します。
忘れちゃいけない！返信のマナー
往信はがきの返信には、チェックしておきたい返信のマナーがあるので注意が必要です。
マナーを守った返信をするためには、まず敬称の追加と削除をチェックしなければなりません。
返信はがきの宛て名は敬称が省かれているので、受け取り手は返信するにあたって敬称を書き加える必要があるためです。
返信用はがきには宛て名の左下に「行」」「宛」と小さく書き添えられていますが、それを斜線で消し、改めて敬称を書き添えます。
個人宛の場合には「様」を会社などの組織の場合には「御中」と書き添えましょう。
また、自分へ宛てで書かれている「お」や「御」といった敬称を削除する必要があります。
消すべき敬称が1文字の場合には斜めの二重線で、2文字以上の場合には文字を跨ぐ2本の棒線で消します。
このとき、結婚式のようなお祝いに関わるものでは「寿」と書くことで斜線の代わりとします。
会合への出席の回答に対しては、出席、欠席の後に言葉を添えることが大切なマナーです。
出席する場合には「御出席」などの後に「いたします」や「させていただきます」と書き添えます。
欠席時には簡単に理由を記すことで、相手に失礼のない返信となります。
さらに、結婚式や披露宴のような特別なお祝いにも、メッセージを書き添えることが必要です
返信は往信はがきを切り取って、返信はがきのみを投函します。
返信期日があるものの場合には、必ず期日に間に合うように投函しなければなりません。
ただし、返事を出せない事情がある場合には、電話などでお祝いのメッセージを伝えるとともに、返事を出すことのできない理由を事前に伝えるようにしましょう。
往復はがきは「筆ぐるめ」にお任せ
往復はがきを作成する場合には、筆ぐるめを利用すると非常に便利です。
「筆ぐるめ」は多彩な印刷機能を持つだけでなく、書家監修の美しいレイアウトで文面の配置ができます。
さらに縦書きや連名印刷機能に加えて、薄墨印刷することができるため、さまざまな場面にあった往復はがきの作成に最適です。
往復はがきを「筆ぐるめ」で作成する場合には、往信はがきの「宛て名」と、返信はがきの「うら面」を作り、次に返信はがきの「宛て名」と、往信はがきの「うら面」を作成し、印刷をします。
これらは豊富に収録されたレイアウトやテンプレートを利用して作ることができます。
しかも、宛て名は他社ソフトで作った住所録を読み込みこんで作成することができるため、ソフトの導入も簡単です。
また、往復はがきを印刷する際には、中央を折っていない往復はがきを使うと印刷やコピーがとてもしやすくなります。
ただし、発送する際には必ず往信面を表にして折った状態で投函してください。
これで完璧！往復はがきのあれこれ
往復はがきは送る機会が少なく、書き方のマナーを忘れてしまいがちです。
また、実際にもらった場合にも返信のマナーを忘れやすいといえます。
しかし、いざというときに恥ずかしい思いをしないように、往復はがきの仕組みや書き方、送り方、返信時のマナーはしっかりと理解しておくようにしましょう。
それに、往復はがきは特別な場面で使われることの多い書面です。
したがって、最適な往復はがきを作りあげるためには、「筆ぐるめ」を使うとよいでしょう。
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