久しぶりに学生時代の仲間にあって、「同窓会をしよう」という話になった時、「どうやって知らせよう」と悩む人も少なくないでしょう。
メールという手段もありますが、年配の昔の担任の先生などには、文書の方がよいものです。
ここでは、そういった場合に活躍してくれるの往復はがきについて説明していきます。
往復はがきについて、聞いたことはあるけれど、使ったことがない人は多いでしょう。
往復はがきは、往信用はがきと返信用はがきをひと続きにしたはがきです。
往信時（こちらから出す時）には、往信の宛て名面が表に出るように、二つに折って送り、受け取った人は、半分に切って返信部分のみを送ります。
郵便局で買うときには、はがき2枚分「124円」です。
郵便はがきの往復はがきは、それぞれ宛て名面の切手の下の部分に「往診」「返信」と印刷されてます。
また、往信が水色の切手、返信が緑色の切手となっていますので、それをよく見て使用します。
このように、往復はがきは送った相手の方に切られた案内の部分が残るので、同窓会などの会合のお知らせと出欠の確認にはとても便利です。
郵便なので、受け取る方が引っ越していても、郵便局が転送してくれることもありますし、そうでなければこちらに戻ってきます。
つまり、誰に連絡がいって、誰に連絡がいっていないかがきちんと把握できるという面があるのです。
また、相手方に切手代を負担させる必要もありません。
往信の宛て名面には、送り先の宛て名を書きます。
この時、普通のハガキと宛て名面と同様に、左下に送り主の住所、氏名を入れることを忘れないようにしましょう。
往信の文面は相手先の手元に残るものです。
挨拶文のあと、同窓会などの会合の案内などでは日時、場所、会費、連絡先等、必要事項をもれなくわかりやすい様に入れます。
返信の締め切りも忘れずに入れてください。
返信の宛て名面には返信してほしい宛先を書きます。
会合の幹事となる人の住所、氏名となります。
この場合、宛て名の下には「様」ではなく「行」または「宛」を小さ目に書きます。
返信の文面は、こちらが確認したいことをもれなく記入できる形にし、さらに出欠や、要望、近況確認などの欄を設けると良いでしょう。
また、忘れしまいがちなのが返信者の住所、氏名です。
返信する方がとりあえず出欠にだけ○をつけて投函することもあり得るので、文面にも住所、氏名を記入する欄があると安心です。
投函する時は、必ず、送信の宛て名と返信の文面が外側になるように折って、投函します。
折っていないと、往復はがきとみなされないので注意が必要です。
往復はがきの往信面は相手方に残る部分です。
友達同士の近況報告などの手紙とは違います。
伝えたいことを簡潔に、わかりやすく書くのがマナーです。
挨拶文は短めでもかまわないので、伝えなくてはならない事がめだつように工夫しましょう。
会合の場所がわかりづらいところにある場合は地図を入れるのも良い方法です。
相手方はそのはがきを頼りに会合に来るため、持って歩いても見やすいレイアウトが求められます。
返信はがきの文面も書きやすい様に工夫が必要です。
出欠の確認は「御出席」「御欠席」として「いずれかに丸印をご記入下さい。」とします。
相手方に作業をしてもらうことは「お」、「御」、「ご」をつけて丁寧語にします。
住所、氏名も相手方に書いてもらうものは「御芳名」、「御住所」です。
返信する方が「御」、「ご」、「御芳」などを消して記入するので、スペースが充分取れるようにレイアウトしましょう。
往復はがきをもらったら、期日までに返信しましょう。
その時に気を付けるポイントは、まず、出欠確認の「御」、「ご」、「お」は斜線で消し、そこをさけて丸で囲むことです。
出席の場合は、その斜め上に「喜んで」、斜め下に「させて頂きます。」などを書き添え、欠席の時も同様に「非常に残念ですが」「させて頂きます。と書きます。
つまり、丸でかこんだ出欠と書き添えた文が「喜んで出席させて頂きます。」、「非常に残念ですが欠席させていただきます。」のようにひと続きの文になるようにします。
また、住所、氏名の「御」や「御芳」も斜線で消します。
空いたスペースがあれば、ひと言メッセージを書き添えるとさらに良いでしょう。
返信の宛て名面の宛先の名前の下に書いてある「行」や「宛」も斜線で消して「様」を書き添えます。
ただし、文面に住所、氏名を書いていても、宛て名面の左下には普通のハガキと同様に住所、氏名を入れることを忘れないようにしましょう。
往復はがきは、きちんと会合などの案内が送れたか把握できたり、手間をかけずに返信してもらうことが出来たり、相手に送料を負担させないで済むことなどができます。
さらに、案内のはがきを切り取るため、参加者はそれを持ちながら、大事なことが確認しやすく、しかも返信されたはがきで人数なども把握しやすい点が挙げられます。
このように、往復はがきには多くのメリットがあるのです。
デザインが得意な人は手書きでオリジナルの案内状を書いてみるのも良いでしょう。
ただ、その場合、レイアウトが難しかったり、文章を考えるのが大変だったりするうえに、人数が多ければあて名書きもひと苦労です。
そこで、今回紹介するのが「筆ぐるめ」です。
筆ぐるめを年賀状の作成に使っている人は多いのですが、往復はがきも作成できます。
筆ぐるめには例文やレイアウトなど、参考になるものがあります。
筆ぐるめの「はがき」を選ぶところに「往復はがき」があり、住所録も作っておけば、同窓会などたくさんの人に出す時も簡単に作ることが可能です。
「筆ぐるめ公式ストア」で最新版の『筆ぐるめ』をご購入いただけます。
素材も機能もフル搭載版の他にも、宛て名印刷だけの『筆ぐるめ』もあります。ご自身にあった『筆ぐるめ』をご購入ください。
©FUJISOFT INCORPORATED
